POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES – FRAGAROMA S.A.S
CONTENIDO
I. Objetivo de la Política de Tratamiento
II. Definiciones para efectos de la Política de Tratamiento
III. Principios para el Tratamiento de los Datos Personales
IV. Autorización
V. Finalidades del Tratamiento
VI. Procedimientos para el Tratamiento de los Datos Personales
VII. Información y mecanismos dispuestos por la Compañía como Responsable del Tratamiento
VIII. Área responsable del Tratamiento de Datos Personales
IX. Derechos del Titular de los Datos Personales
X. Deberes del Responsable del Tratamiento
XI. Vigencia de la Política de Tratamiento y de las Bases de Datos
XII. Otras disposiciones
I. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
FRAGAROMA SAS (en adelante “FRAGAROMA SAS ” o la “Compañía”), comprometido con la seguridad de la información personal de sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, se permite presentar las Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) de la Compañía en relación con la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los mismos, en virtud de la autorización que sea otorgada por los Titulares de la
información.
En esta Política, la Compañía detalla i) los lineamientos corporativos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, ii) la finalidad de la recolección de la información, iii) los derechos de los Titulares, iv) el área responsable de atender las quejas y reclamos, y v) los procedimientos que
debe agotar el Titular para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información
objeto de tratamiento.
La Compañía, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, sólo recolecta Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.
II. DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA DE
TRATAMIENTO
Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones que se esbozan a continuación:
a) Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
b) Responsable o Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En este caso la Compañía.
c) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor
público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales.
e) Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
f) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
g) Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: Se refiere al presente documento.
III. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
PERSONALES
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen
el Tratamiento de los Datos Personales son:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento
a que se refiere la Ley 1581 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo
establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen, así como
a lo dispuesto en la presente Política.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a las finalidades
legítimas que se consagran en esta Política, la cual debe ser informada al
Titular.
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales
no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, salvo que exista
mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe
ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se
prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento se garantizará el derecho del
Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y
sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le
conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento estará sujeto
a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este
sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el
Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el
Responsable y/o Encargado del Tratamiento, será manejada con las medidas
técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de
las actividades autorizadas en la Ley.
IV. AUTORIZACIÓN
Teniendo en cuenta que la base de datos de la Compañía ha sido recolectada desde
el año 2004 y cuenta con muchos Titulares, para garantizar el acceso de todos ellos
a la presente Política y hacer efectivo el ejercicio del derecho al habeas data por
parte de éstos, la Compañía implementó las siguientes medidas para dar a conocer
a los Titulares el Tratamiento de sus Datos Personales y las condiciones bajo las
cuales tiene lugar tal Tratamiento, realizó las siguientes gestiones:
a) Enviar el “Aviso de privacidad” a cada uno de los Titulares de información, a
las direcciones electrónicas registradas en la base de datos de usuarios de la
Compañía; en donde se indicó el alcance de la norma y las Políticas de
Tratamiento de Datos Personales.
b) Publicar el mismo “Aviso de privacidad” en la página Web de la Compañía y
en las instalaciones de la misma.
c) Se publicó aviso en las instalaciones de la compañía, en el cual consta el
contenido de la presente Política.
A partir de la fecha, la Compañía, al momento de la recolección de Datos
Personales, solicitará una autorización a los Titulares, informado sobre las
finalidades especificas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho
consentimiento.
La autorización de los Titulares podrá manifestarse por cualquiera de los siguientes
medios: (i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que
permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.
La Compañía conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada,
respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.
De conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, esta
autorización no será necesaria cuando se trate de: (i) Información requerida por una
entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial; (ii) Datos Públicos; (iii) Casos de urgencia médica o sanitaria; (iv)
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos
o científicos; y (v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
V. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los Datos Personales de los Titulares son recolectados, almacenados, usados, y
excepcionalmente, puestos en circulación, por la Compañía en desarrollo de su
objeto social, con la finalidad de:
a) Proveer sus productos y/o servicios.
b) Informar sobre cambios de sus productos y/o servicios.
c) Lograr una eficiente comunicación relacionada con sus productos, servicios,
ofertas, alianzas, estudios, concursos, contenidos, así como los de sus
compañías vinculadas, y facilitar el acceso general a la información de éstos.
d) Evaluar la calidad de sus productos y/o servicios.
e) Realizar campañas de mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de
productos o servicios propios o de terceros.
f) Preparar estudios de mercado.
g) Elaborar estudios estadísticos.
h) Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales,
directamente o en asocio con terceros.
i) Verificar los datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales
de riesgos.
j) Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Compañía o enviar
información que se considere de interés a través de diferentes medios.
k) Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes
administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
l) Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el
cumplimiento de sus funciones deban acceder en alguna medida a la
información.
m) Garantizar una correcta ejecución del contrato que se haya celebrado con el
Titular de los Datos Personales.
n) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con sus clientes, proveedores
y empleados.
o) Dar correcta ejecución al objeto social de la Compañía.
p) Cualquier otra finalidad de llegare a resultar en desarrollo del contrato o
relación comercial o laboral existente entre la Compañía y el Titular.
La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos
aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos
Personales, los mismos deberán ser eliminados de las bases de datos de la
Compañía, salvo que por disposición legal deban ser conservados, o archivados en
términos seguros a efectos de sólo ser divulgados cuando la Ley así lo exija.
La Compañía, dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las
actividades antes referidas, recolecta de sus Titulares información referente a sus
Datos Personales, como por ejemplo: nombre, dirección, teléfono, documento de
identidad, correo electrónico, datos laborales, datos de su núcleo familiar, datos de
formación académica, datos médicos, datos financieros, entre otros. Lo anterior se
justifica pues FRAGAROMA SAS., es una compañía cuyo objeto social principal
consiste en la distribución, comercialización de fragancias, aromas, colorantes,
principios activos, productos de aseo, estabilizantes entre otros, Por esta razón, la
Compañía obtiene datos personales de sus acreedores, proveedores, clientes,
empleados, entre otros.
VI. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
PERSONALES
La Compañía realiza la recolección de los Datos Personales a través de los
documentos requeridos para la vinculación de clientes, vinculación de proveedores,
para empleados hojas de vida, referencias laborales y documentos necesarios para
vinculación a la seguridad social entre otros.
Los Datos Personales recolectados por la Compañía, son almacenados a través un
software debidamente licenciado, el cual es suministrado por proveedores
especializados en la materia, con quienes se suscriben acuerdos de
confidencialidad para la adecuada protección de la información.
- Procedimiento para conocer la información
En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los
Titulares, la Compañía determina que el procedimiento para conocer la información
que ésta posee del Titular en sus bases de datos, es el siguiente:
Quién desee conocer la información que la Compañía almacena en sus bases de
datos, deberá enviar una comunicación a la dirección Cra 6 4-54, Cali – Valle del
Cauca o al correo electrónico ventascali@fragaroma.com, en la cual manifieste su
intención de conocer la información que sobre el Titular se encuentra en las bases
de datos de la Compañía, y en la cual informe una dirección o correo electrónico en
el cual se le pueda dar respuesta.
Esta comunicación deberá estar suscrita por (i) el Titular, quien deberá acreditar su
identidad en forma suficiente; (ii) los causahabientes del Titular, quienes deberán
acreditar tal calidad; (iii) el representante y/o apoderado del Titular, previa
acreditación de la representación o apoderamiento; o (iv) por estipulación a favor de
otro o para otro (en adelante y en su conjunto los “Interesados”).
El Área Responsable dará respuesta al Titular o al Interesado, en un término
máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma,
al correo electrónico o dirección física que haya especificado en la solicitud. Cuando
no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular
o al Interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que
se atenderá la consulta, caso en el cuál el tiempo de respuesta se extenderá en
cinco días hábiles adicionales.
La consulta de la información por parte del Titular o Interesado será gratuita,
siempre y cuando sea (i) máximo una vez cada mes calendario, o (ii) se realice con
motivo de una modificación sustancial de la presente Política. En caso de que la
consulta se haga con una periodicidad mayor a la establecida, la Compañía podrá
cobrar al Titular o Interesado los gastos de envío, reproducción y, en su caso,
certificación de documentos, en que haya incurrido para el efecto. - Procedimiento para actualizar, rectificar y suprimir la información –
Atención de reclamos.
Los Titulares de los Datos Personales o los demás Interesados, podrán en todo
momento, solicitar a la Compañía la actualización, rectificación o supresión de sus
datos y/o revocar la autorización del tratamiento por parte de la Compañía de los
mismos, mediante la presentación de un reclamo a la dirección Cra 6 4-54, Cali –
Valle del Cauca o al correo electrónico ventascali@fragaroma.com,, en el cual se
indiquen los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o correo electrónico
en el que se debe dar respuesta, y los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5)
días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e
informará de la situación al solicitante.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda
que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos
(2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al solicitante los motivos
de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá
superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la
revocatoria de la autorización, no procederá cuando el Titular tenga un deber legal
o contractual con la Compañía.
VII. INFORMACIÓN Y MECANISMOS DISPUESTOS POR FRAGAROMA
SAS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón social FRAGAROMA SAS
NIT 800.245.475-9
Domicilio Cali – Valle del Cauca
Dirección Cra 6 4-54
Teléfono 892 71 72
Área encargada Auxiliar de Oficina
Correo electrónico ventascali@fragaroma.com,
VIII. ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
El Auxiliar de Oficina será el área encargada de recibir las solicitudes, quejas o
reclamos de los Titulares de los Datos Personales o demás Interesados. Esta área
se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de
garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato o los demás
Interesados.
En todo tiempo el Titular o los Interesados pueden contactarse con estas áreas
para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y
revocar la autorización.
Los Datos Personales podrán ser compartidos con terceros para fines contables,
financieros, administrativos, promocionales o cualquier otro que resulte necesario
en el ejercicio de sus funciones. Se firmara un contrato en el cual se compromete
el tercero a hacer uso de la información suministrada únicamente por el periodo de
tiempo pactado y para los fines establecidos, considerándose así Encargado del
Tratamiento.
IX. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
De conformidad con el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos
Personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los
Responsables y/o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá
ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento,
salvo cuando expresamente se exceptúe este requisito para el Tratamiento,
de conformidad con lo previsto en esta Política y en el artículo 10 de la Ley
1581 de 2012.
c) Ser informado por el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
Los derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por el Titular cualquiera de
los Interesados.
X. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del
Tratamiento tendrá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho
de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política y en la Ley,
copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento
sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le
haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la
información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos
cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos del Titular o los Interesados.
k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la
reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar al Titular o a los Interesados, previa solicitud, sobre el uso dado a sus
datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración
de la información de los Titulares.
n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
XI. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y DE LAS BASES
DE DATOS
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de FRAGAROMA SAS,
rige a partir del día 10 de noviembre 2016 y mientras permanezcan vigentes las
relaciones contractuales, comerciales o laborales con el Titular, incluido el término
requerido para ejecutar la totalidad de las actividades tendientes al cumplimiento de
las finalidades del Tratamiento.
Igualmente, el Tratamiento de los Datos Personales por parte de la Compañía será
efectuado mientras permanezcan vigentes las relaciones contractuales,
comerciales o laborales con el Titular, incluido el término requerido para ejecutar la
totalidad de las actividades tendientes al cumplimiento de las finalidades del
Tratamiento.
No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así
se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
XII. OTRAS DISPOSICIONES
a) La Compañía, para el Tratamiento de Datos Sensibles, informará a los
Titulares de la información: (i) que por tratarse de este tipo de datos, no está
obligado a autorizar su Tratamiento e (ii) informará cuales datos son Sensibles
y la finalidad de su Tratamiento.
b) Para efectos del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y
adolescentes, la Compañía responderá y respetará el interés superior de estos
y además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
Adicionalmente, la Compañía solicitará autorización del representante del
niño, niña o adolescente a efectos de efectuar el Tratamiento de sus Datos
Personales.
c) La Compañía recolectará, almacenará, usará o circulará los Datos Personales sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario.
La presente política rige a partir del 10 de noviembre 2016
Última actualización: 29 de marzo de 2021
FRAGAROMA SAS
NIT 800.245.475-9
CRA 6 4 54, Cali, Colombia,
Tel. +57 (2) 892 71 72